Засади використання автоматизованої системи документообігу Шумського районного суду

Тернопільської області

Затверджено рішенням зборів суддів від 22.07.2015 року № 8

 

Зі змінами та доповненнями, внесеними відповідно до рішення зборів суддів

від 22.03.2016 № 1

від 13.10.2016 № 4

від 24.10.2016 № 5

від 26.01.2017 № 2

від 21.03.2017 № 4

від 18.04.2017 № 6

від 03.08.2020 № 3,№4,№5,№6

від 24.12.2020  №9

 

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22.07.2015 №79 (із змінами) (далі – Положення), та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу Шумського районного суду Тернопільської області (далі – суд) та особливості розподілу судових справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді, а також повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

1.2. Даними Засадами визначаються повноваження та порядок розгляду зборами суддів питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, відповідно до повноважень Зборів суддів, визначених Положенням.

1.3. Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

1.4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

1.5. В Шумському районному суді діє автоматизована система документообігу суду та використовується комп’ютерна програма "Д-3", яка забезпечує:

-реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

-об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

- визначення присяжних  для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

- оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

-підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- передачу судових справ до електронного архіву.

1.6 Для функціонування автоматизованої системи суд забезпечує:

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи

1.7 Користувачами АСДС КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду.

Користувачі АСДС КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

Користувачі АСДС КП «Д-3» зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

1.8 Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

1)реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

2)розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

3)взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

4)фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

5)реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

6)контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

7)використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

8)оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

9)індексацію документів та їх контекстний пошук;

10)виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

11)зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

12)відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

13)надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

14)підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

15)формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

16)надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

17)передачу судових справ до електронного архіву;

18)надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

2.Розподіл судових справ та матеріалів між суддями

2.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням.

2.3 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

1)за два місяці до закінчення повноважень судді;

2)за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

3)за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

4)у період відпустки судді;

5)за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

6)під час тимчасової непрацездатності судді;

7) за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

8)у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

9)у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

   Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

3.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

3.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

3.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.4. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

 4.Рішення зборів суддів

 щодо особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

4.1. У Шумському районному суді Тернопільської області спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ не запроваджується.

4.2 Зборами суддів переобрано слідчого суддю, суддю уповноваженного на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та суддю, який тимчасово замінятиме обраного слідчого суддю та суддю, уповноваженного на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх у разі їх хвороби, відпустки чи відрядження (протокол зборів суддів від 21 травня 2015 року № 4).

4.3 Зборами суддів переобрано суддю, який тимчасово замінятиме обраного слідчого суддю у разі його хвороби, відпустки чи відрядження (протокол зборів суддів від 21 липня 2015 року №7).

4.4 Зборами суддів обрано другого слідчого суддю (протокол зборів суддів від 22 березня 2016 року №1).

4.5 Зборами суддів переобрано суддю уповноваженного на здійснення кримінаьного провадження щодо неповнолітніх та суддю, який тимчасово замінятиме суддю, уповноваженного на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх у разі хвороби, відпустки чи відрядження (протокол зборів суддів від 30 вересня 2016 року №3).

4.6 Зборами суддів зменшено кількість слідчих суддів в Шумському районному судді (протокол зборів суддів від 13 жовтня 2016 року №4).

4.7 Зборами суддів у разі необхідності визначається особливість здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадку виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства), у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення; розподілу судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.

4.8 Зборами суддів суду визначено коефіцієнти складності категорій судових справ (протокол зборів суддів від 24 жовтня 2016 року № 5).

4.9 Зборами суддів визначено здійснювати розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості в хронологічному порядку надходження судових справ одразу після реєстрації та заведення судових справ на протязі робочого дня. Розподіл судових справ, що розглядаються невідкладно здійснювати одразу після їх реєстрації (протокол зборів суддів від 24 жовтня 2016 року № 5).

4.10 Зборами суддів  (протокол зборів суддів від 26.01.2017 року № 2) обрано ще одного слідчого суддю.

4.11 Зборами суддів  (протокол зборів суддів від 21.03.2017 року № 4) обрано ще одного уповноваженного на здійснення кримінаьного провадження щодо неповнолітніх.

4.12 Зборами суддів  (протокол зборів суддів від 18.04.2017 року №6) обрано голову Шумського районного суду Тернопільської області.

4.13 Зборами суддів  (протокол зборів суддів від 03.08.2020 року №1) обрано голову Шумського районного суду Тернопільської області, два слідчих судді, суддю уповноваженного на здійснення кримінаьного провадження щодо неповнолітніх, затверджено коефіцієнт на адміністративну посаду та посаду судді.

4.14 Зборами суддів  (протокол зборів суддів від 24.12.2020 року №2) справи про адміністративні правопорушення, протоколи по яким були направлені на доопрацювання, після повернення до суду передаються тому ж судді, яким було прийнято рішення про повернення протоколу

 5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

5.1 Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

  Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

5.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

5.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

5.4 Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя.

Після визначення судді-доповідача (головуючого судді) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду.

5.5 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

5.6 У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

5.7 Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями суду.

 6.Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

6.1 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

6.2 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

1) судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення,

2) виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення,

3) повернення судового збору;

4) судові справи про перегляд заочного рішення;

5) судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

6) клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

7) матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

8) судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

9) зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

10) заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

11) заяви про відновлення втраченого судового провадження;

12) заяви про забезпечення позову, доказів.

Справи про адміністративні правопорушення, протоколи по яким були направлені на доопрацювання, після повернення до суду передаються тому ж судді, яким було прийнято рішення про повернення протоколу.

У разі відсутності на роботі судді, яким було прийнято рішення про повернення адміністративного протоколу на доопрацювання, такі матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями.

 

6.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

6.4 Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

6.5 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

 7. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

7.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 Положення.

7.2 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

7.3 Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.

7.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.".

7.5 Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

7.6 Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматичне визначення запасного (слідчого) судді.

 8. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

8.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

8.2 У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.

 9.Визначення присяжних

9.1. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних. Процедура визначення присяжних відбувається відповідно п.2.5 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

10. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

10.1 Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

10.2 Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

11. Прикінцеві положення.

11.1 Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Шумському районному суді набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів Шумського районного суду та вносяться до автоматизованої системи документообігу суду.

11.2 У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду у Шумському районному суді збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

11.3 Оприлюднити Засади використання автоматизованої системи документообігу суду на веб-сторінці суду на веб-порталі судової влади України в розділі «Засади використання автоматизованої системи документообігу суду», який створюється технічним адміністратором суду, а в подальшому оприлюднювати чинні редакції Засади використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджені зборами суду.